Программа оптимизации затрат на командировки

Если поставить перед собой цель оптимизировать затраты на командировки, то можно достичь сокращения затрат от 5 до 30% в зависимости от амбиций и готовности чем-то жертвовать. Оптимизация затрат достигается НЕ за счет количества командировок, напротив, количество поездок остается прежним, но меняют не которые вводные. Также мы понимаем, что в большинстве компаний уже существует система грейдов и ряд документов, регламентирующих деловые поездки, эти документы также могут быть приняты во внимание и никак не противоречить программе оптимизации.

Ниже мы опишем несколько «поглотителей» бюджета и примеры как с ними работать чтобы ваш бюджет на командировки таял, а прибыль компании росла.

Авиаперелеты

Шаг бронирования. Аналитика показывает, что большинство сотрудников знают о своей командировке уже, допустим 5 числа, а за билетом обращаются 10-го. За эту неделю стоимость билета уже выросла вдвое, или втрое.
Возвратные/невозвратные и другие тарифы. Самым дешёвым как вы знаете является невозвратный тариф без багажа, но порядка 30% командировок отменяется по разным причинам, возвратный тариф по экономическому классу дороже на 2 000 – 3 000 рублей, и дает возможность вернуть полную стоимость билета.

Что касается багажа, Тарифы без багажа должны быть приобретены сотрудниками, которые летят в командировку менее чем на три дня. Более чем три дня сотрудник может приобретать тарифы с багажом.

Скидки, бонусы, программы лояльности. На сегодняшний день практически все авиакомпании имеют свои бонусные программы для часто летающих пассажиров. Некоторые из этих программ направлены на частный пассажиропоток, некоторые на корпоративный. Нас прежде всего будут интересовать корпоративные бонусные программы. Но, при выборе основного перевозчика нужно в первую очередь анализировать частоту полетов по определенным направления, после этого, с авиакомпаниями заключаются трехсторонние соглашения, по которым к клиенту будет применятся программа. А для сотрудников, составляется «карта приоритетов» по выбору авиакомпании при бронировании билетов. И уже агент вносит ваш бонусный номер в бронирование и применяет скидку.

Гостиницы

Перечень основных средств размещения. В большинстве компаний он отсутствует, каждый размещается там, где ему удобно. Но есть случаи, когда такой перечень позволит бронировать номера со скидкой 10, 20 или даже 30% от открытой стоимости, для этого необходимо консолидировать все объемы у одного отеля.
Программы привилегий от отелей. Отельные сети также имеют свои бонусные программы, так сотрудники, направляющиеся в командировки могут копить бонусные ночи в отелях даже на свой личный счет. Прямой договор с отелем гарантирует приоритет в подтверждении номера и иногда бесплатный апгрейт до более высокой категории при наличии номеров.
Если гостиница работает на УСН, а заказчик с НДС, то обязательства о уплате 18% НДС лягут на плечи заказчика, в этом случае агент выступает также и налоговым агентом, это значит, то закрывающие документы клиент может всегда получать с выделенным НДС.

Это основные тезисы, можно, конечно смотреть глубже. Но, начинать программу оптимизации нужно с малого, постепенно внедряя систему изменений в процесс управления деловыми поездками копании.

Все утвержденные компанией тезисы относительно программы оптимизации затрат ложатся в документ под названием – корпоративная тревел политика, которая является необъемлемой частью корпоративной культуры компании и с которой в обязательном порядке ознакомлен каждый сотрудник выезжающий командировки.